Семінар-навчання з питань дотримання вимог діловодства у закладах дошкільної освіти Хустської міської ТГ
Учора, 09.11.2021 року, у приміщенні Хустського центру дитячої та юнацької творчості ,,Сузір’я” відбувся семінар-навчання з питань дотримання вимог діловодства у закладах дошкільної освіти Хустської міської ТГ. Учасниками заходу були 26 завідувачів ЗДО. Семінар провели головні спеціалісти управління освіти Бобер О.Я., Косик С.Ю. та фахівець із кадрової роботи Попович Н.А.
Організатори навчання основну увагу присутніх звернули на те, що з 1 вересня 2021 року набув чинності новий ДСТУ 4163:2020, який стосується порядку оформлення документів. Представники управління окреслили ключові новації ДСТУ, зокрема:
1. Сферою застосування ДСТУ 4163:2020, на відміну від ДСТУ 4163:2003, є організаційно-розпорядчі документи незалежно від носія інформації, тобто стандарт визначає склад і зміст постійної інформації реквізитів для організаційно-розпорядчих документів незалежно від носія інформації (паперовий, електронний). ДСТУ 4163:2003 не поширювався на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.
2. Змінився склад реквізитів документів, а саме: наразі ДСТУ 4163:2020 не передбачає використання такого реквізиту як «зображення нагород», змінилась нумерація реквізитів, новим у переліку є реквізит 28 «відмітка про ознайомлення з документом». Незважаючи на зазначені зміни у складі реквізитів, загальна кількість реквізитів залишилась незмінною - 32.
3. Новою є деталізація складу довідкових даних про юридичну особу, а саме деталізація складу реквізитів поштової адреси - встановлено чітку послідовність реквізитів: назва вулиці, номер будинку, номер корпусу чи офісу (за потреби), назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс. ДСТУ 4163:2020 передбачив допустимість зазначення у довідкових даних двох адрес: юридичної (зазначеної в ЄДРПОУ) та фактичної (для листування), якщо місцезнаходження юридичної особи відрізняється від адреси фактичного здійснення діяльності чи розміщення офісу.
4. Закріплено вимоги щодо відповідності місця складення документа найменуванню населеного пункту згідно з Класифікатором об'єктів адміністративно-територіального устрою України.
5. Також в ДСТУ 4163:2020 чітко зазначено, що датуванню підлягають усі службові відмітки, проставлені на документі, а саме: віза, резолюція, відмітка про засвідчення копії документа, відмітка про надходження документа до юридичної особи, відмітка про виконання документа та відмітка про ознайомлення з документом.
6. При застосуванні у текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і в документах, що містять відомості фінансового характеру, словесно-цифрового способу зазначення дат ДСТУ 4163:2020 передбачив проставляння нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру.
7. Новий стандарт передбачив склад реєстраційного індексу, спосіб відокремлення складових частин реєстраційного індексу одна від одної, навів наочні приклади.
8. Суттєвими стали і зміни у складі реквізиту «підпис». ДСТУ 4163:2020 встановив, що підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ, особистий підпис (окрім електронних документів), власне ім'я і прізвище. Крім того, прізвище (у складі будь-якого реквізиту) друкується великими літерами. Ініціали особи, використання яких передбачалось в ДСТУ 4163:2003, наразі не використовуються.
9. Важливими є положення, що пов'язані із забезпеченням функціонування української мови як державної. Стандарт 2020 року встановлює, що документи складають державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні. Документи ж, адресовані державним органам, складають лише українською мовою.
10. Окрім зазначеного, вагомими змінами стали вимоги до виготовлення документів, а саме вимоги щодо використання шрифтів розмірами 8-12, 12-14 та 14-16, використання міжрядкових інтервалів та дотримуватися відповідних відступів від межі лівого поля документа. Новими є і вимоги щодо способу друкування документів: тексти документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи тимчасового строку (до 10 років включно) зберігання можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
Учасників семінару-наради ознайомлено з Інформаційною карткою адміністративної послуги з видачі ліцензії на провадження освітньої діяльності на рівні дошкільної, повної загальної середньої освіти та у сфері позашкільної освіти, затверджену головою Закарпатської ОДА 12 серпня 2021 року.
Одним із важливих питань, на яке звернули увагу керівників ЗДО, був аналіз моніторингу сайтів дошкільних установ, проведений консультантами КУ ,,Центр професійного розвитку педагогічних працівників Хустської міської ради” та за попередньо проведеним, з ініціативи управління освіти, релігій та у справах національностей, самоаналізом наповнення сайтів ЗДО, який здійснили самі ж завідувачі, на виконання вимог ст. 30 Закону України ,,Про освіту” (ст. 30 ,,Прозорість та інформаційна відкритість закладу освіти”).
